行政院〈文書處理手冊〉 有關文書保密

【縛雞之見】

比較大的問題是：「密」件並無解除條件與時限，例如5年？

意思是：行政機關那就可以永久保持機密，而且，還是行政機關自己就可以核定。比〈國家機密保護法〉更猛！！

「絕對機密」、「極機密」、「機密」，是〈國家機密保護法〉的規定與管轄。

「密」，則屬於行政院〈文書處理手冊〉之「一般公務機密文書」，連法律位階，甚至於行政命命（有法律授權）位階都不是，只屬於作業要點之類。

所以，「密」只能規範到公務員，與相關或受託之機密處理人員。前者可以透過公務員獎懲辦理，後者則以委託契約規定。

行政院〈文書處理手冊〉    有關文書保密

捌、文書保密

四十九、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依本手冊辦理。

五十、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合 併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。

五十一、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令有保密義務者。

五十二、各機關應就其主管業務，依第 49 點第 2 項各法規所定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保密事項之具體範圍。

五十三、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保密法規辦理。

五十四、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管文件，涉及機密事項，其文書處理規定如下：

(一) 各機關人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其他公民營機構（廠商）或個人產製之機密文書，應要求受託者先行採取保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、保密期限或解密條件，並通知受託者。

(二) 凡因委託契約需要，而必須提供受託者機密文書時，應繕造清冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該機密文書之管理與運用情形，以保障機密文書不遭轉用或洩漏。

(三) 為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，明定業經標示為機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍應採取保密措施。

五十五、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕 校、蓋印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施隔離作業。

五十六、機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。

五十七、各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應改以機密文書處理。如為他機關來文，得依本手冊機密等級變更或解密程序，建議來文機關變更密等及解密條件或保密期限。機關內部行政流程如有保密必要時，於文書核擬過程中採取保密措施即可。

五十八、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。前項單位主管以上人員，於有下列情形之一者，得不同意：

(一) 有事實足認有洩密之虞。

(二) 無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。

五十九、處理機密文書應注意事項如下：

(一) 收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。

(二) 機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密內容。

(三) 機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽 其內容。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。

(四) 「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。

(五) 使用電腦設備處理機密文書時，對於簽入資訊系統所需之帳 號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見 之狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦須 妥善保存。

六十、保密期限或解除機密條件之標示，應具體明確，以括弧標示於機密等級之右。其解密條件如下：

(一) 本件至某年某月某日解密。

(二) 本件於公布時解密。

(三) 其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。機密等級標示位置，依國家機密保護法施行細則第 17 條規 定辦理。

六十一、經核定機密等級、解密條件之文書，屬彙編性質者，應於文書首頁說明保密要求事項。

六十二、機密文書之傳遞方式如下：

(一) 分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。

(二) 在機關外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便衣人員護送。屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者，應密封後按一般人工傳遞方式辦理。

(三) 如因機關業務特性，機密文書須採電子方式處理者，應使用經專責機關鑑定相符機密等級保密機制，並依相關規定辦理。

六十三、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。體積及數量龐大之機密文件，無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施。

六十四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印 之廢紙及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複製品，依國家機密保護法第 18 條規定定機關未予處理，致機密等級無法變更或註銷。

２、未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定機 關之上級機關或主管機關。

七十三、機密文書機密等級之變更及解密程序規定如下：

(一) 機密文書未標示保密期限或解除機密條件者：

１、原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密 檔案之通知或依其他機關來文建議，將原案卷調出審查。

２、原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續 保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理 意見表」（格式如附件 9）及「機密文書機密等級變更或 註銷通知單」（作法舉例見附錄 6），陳奉核定後，通知 前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變 更或註銷程序。

３、原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無 繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷 建議單」（作法舉例見附錄 6），陳奉核定後，建議原核 定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。

４、原核定機關經核定或依原核定機關通知機密等級變更或 註銷者，應將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去，並檢附已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳） （格式如附件 10）。一般公務機密文書如符前點(五)情形者，比照辦理。

(二) 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已 屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密，由檔案管理單位會商業務承辦單位依(一)4 規定辦理。

(三) 機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。

七十四、保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。

七十五、各機關對於機密文書之處理，應指定專人會同檔案、資訊、通信、政風等業務承辦人員，實施查核。

七十六、一般保密事項規定如下：

(一) 各機關員工對於本機關文書，除經允許公開者外，應保守機密，不得洩漏。

(二) 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。

(三) 各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。

(四) 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。

(五) 文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。

(六) 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公 文櫃內並即加鎖。

(七) 職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務而持有之機密文書，應保存於辦公處所，並隨時檢查，無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷毀之。

(八) 承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文書已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。